Cada día, se usa más el email para ayudar a acelerar el proceso de negociación. Esto crea nuevos conflictos y desafía las tradicionales maneras de negociación cara a cara o teléfono. A continuación explicaremos las mejores prácticas llevadas a cabo por expertos en negociación que emplean el email como principal método de comunicación.

1. La estrategia más importante, es saber CUÁNDO usar el email, y CUÁNDO levantar el teléfono u organizar una negociación cara a cara. Negociar por email puede ser muy poderoso cuando trabajas con alguien que puede relacionarse y comunicarse efectivamente vía email, pero puede ser un desastre si la otra parte no está cómoda con el medio. También, si la negociación por email comienza a dar signos de negatividad, o sientes que estás siendo malentendido o que no puedes comprender el resultado final que espera la persona con la que estás negociando, levanta el teléfono y ROMPE CON EL SILENCIO DEL EMAIL llamándolos.

2. Rango de edad: Ha sido mi humilde experiencia que la gente de negocios entre los 20 y 40 años de edad, son capaces de adoptar y usar la negociación por email adecuadamente en el curso normal del día, mientras que personas mayores podrían resistirse o cancelar el trato si tratas de usar el email para negociar. Los signos delatadores: ¿La persona con la que estás negociando te llama por teléfono después de cada email que tú envías en lugar de contestarlo? Pero esto NO es verdadero para toda la gente, ya que conozco varias personas en sus 50's y 60's que no se resisten al cambio y les encanta el email.

3. APROVECHA el email para hacer preguntas que podrían hacerte sentir aprensivo si las haces en la vida real. Profundiza en otras áreas de interés común, y háblale al ego de la persona con la que estás negociando. Elogia sus trabajos o esfuerzos, y sobre todo, sé humilde vía email si quieres obtener el más alto beneficio de tu tiempo. Te sorprendería lo que puedes obtener de una persona vía email, y que cara a cara (CaC) no lo conseguirías o en una conversación telefónica. No estamos hablando de trucos, estamos hablando acerca de captar el interés de la otra persona vía email. Consigue que hablen más de ellos mismos, y haz preguntas abiertas.

4. Usa emoticones para desarrollar una relación amigable por email. :-), ;-), :/, :-|, y por el estilo. También puedes desarrollar una comunicación fuerte con alguien que nunca has conocido en persona, simplemente interesándote en sus intereses especiales por medio de una discusión de email.

5. ¿Estás limitando el tamaño del trato que puedes negociar vía email? Se pueden hacer tratos millonarios por email sin problema en la mayoría de la veces. No se trata de negociar vía email, sino más bien de escoger la comunicación más efectiva para el resultado buscado.

6. El tiempo es oro para negociar vía email: A veces, el no contestar rápido puede indicar desinterés de tu parte. Una respuesta rápida puede indicar que estás respetando su tiempo y quieres ayudar a sacar adelante el trato porque es importante para ti, o también puede significar que tú quieres este trato MÁS de lo que ellos lo quieren. Estas son las razones por lo que es conveniente responder en minutos en lugar de días. Tardar días en responder podría debilitar tu posición.

7. Obtener el máximo de información de los email. Cuando negociamos por email hay que intentar captar las información implícita y que no se aprecia a primera vista. Factores que deberíamos analizar son:
a) La firma de la otra parte. En función de la información de ésta podremos captar su web, cargo en la empresa, telf., fax, slogan, etc.
b) La forma en la que se dirige a nosotros. Para lograr mejor sintonía lo mejor es utilizar la misma persona y tratamiento que la otra parte de la negociación. Hay que evitar hablar en primera persona, necesitamos hacer ver que la otra parte nos interesa.
c) La dirección de email. No debes utilizar direcciones de email gratuito, reflejan poca profesionalidad. También debemos vigilar el uso de las direcciones de email gratuitas por la otra parte.
d) Controlar las faltas de ortografía y realizar una lectura comprensiva poniéndonos en el lugar de la otra parte. No hace falta decir que es requisito obligatorio pasar el corrector ortográfico y releer el email antes de enviarlo. Es conveniente dejar unos minutos entre el término de la redacción y la relectura.

Bueno, hasta aquí unos cuantos consejos para optimizar la negociación por email. Hay que tener en cuentas que según nuestra experiencia y el conocimiento que tengamos de la otra parte, hay que moldear estas practicas en cada negociación.

Saludos cordiales y espero que saquen la mayor rentabilidad de sus futuras negociaciones ;-)